Предлагаемое решение предназначено для управления совокупными затратами на учет, планирование, закупку, доставку, хранение ТМЦ заказчика (фокусной компании). В данном решении компания - логистический интегратор определяет момент заказа ТМЦ различной номенклатуры, осуществляет формирование запроса на закупку ТМЦ, дает поручение экспедитору/перевозчику на доставку ТМЦ (доставка осуществляется автомобильным и железнодорожным транспортом, принадлежащим различным независимым транспортным компаниям). Поставщиками ТМЦ являются производители, трейдеры, а также собственные склады.
Решение представлено в виде трех уровней абстракции:
- Упрощенный логистический цикл
- Архитектура решения
- Диаграмма взаимодействия между участниками и процессная модель в BPMN 2.0.
Каждый последующий уровень является мета моделью по отношению к предыдущему (это модель, которая описывает структуру, принципы действия другой модели).
Схематично решение «Логистический интегратор" представлено на рис 1.
Рис.1. Решение «Логистический интегратор»
Логистический цикл показывает неразрывность процесса управления закупкой ТМЦ. Проблемы на любом из участков цикла становятся «узким местом» всего процесса. Решение, позволяющее сохранять процесс управления материально техническим обеспечением (МТО) неразрывным, нивелирующим «узкие места» требует описания (моделирования) и последующую автоматизацию.
На рис. 2 представлена архитектура бизнес процессов «Логистический интегратор».
Рис 2. Архитектура бизнес процессов «Логистический интегратор».
Описание модели:
Бизнес процесс «Учет»
Данный бизнес процесс при моделировании в BPMN (рис.4) преобразован в задачу «Анализ потребностей» Бизнес процесса «Заказ ТМЦ». Нумерация процессов на рис. 2 и 4 совпадает.
При доставке груза логистическая компания вносит информацию в систему «Груз доставлен». Информация ТТН уже присутствует в системе (БП 4), следовательно, понятно, что, сколько от кого и по какому заказу прибыло.
Сотрудник клиента принимает ТМЦ, проверяет соответствие ТТН, ставит отметку в системе, что все верно, либо указывает имеющие место расхождения (на схеме не показано). Данные передаются в ERP клиента.
Информация о расходе ТМЦ в процессах заносится в систему непосредственно, либо передается из ERP систем клиента.
Формирование заказа по каждой позиции номенклатуры ТМЦ происходит по вычислительному алгоритму. Учитываются следующие параметры:
- остатки ТМЦ у клиента
- ТМЦ, не поставленные по предыдущим заявкам и прогноз времени их доставки
- Время доставки ТМЦ от различных поставщиков
- Минимальный объем поставки ТНП
- Статистика спроса на ТМЦ
Поставщики выбираются на альтернативной (конкурентной) основе с учетом географической удаленности, качества и скорости отгрузки, условий оплаты.
1. Бизнес - процесс «Заказ ТМЦ»
Процесс «Таймер Заказа» отслеживает состояние заказа ТМЦ от момента его возникновения до момента доставки ТМЦ клиенту и оценки качества выполненного заказа. На основании регионального распределения происходит автоматическое распределение заказа по ответственным сотрудникам ДЛ (департамента логистики). Данные проверяются на наличие ошибок. Задание ставится в график в соответствии с временными рамками заказа. На основании изменения статусов заказа и перевозок в рамках процессов 3-4 происходит автоматическое отслеживание выполнения заказа каждым ответственным. Обновление состояния заказа происходит автоматически на основании выполнения поручений ответственными (сообщения из процессов 2-3), и находится на этом шаге до тех пор, пока все позиции заказа клиента не будут выполнены. При выполнении всех позиций устанавливается состояние «Груз доставлен».
2. Бизнес процесс «Закупка ТМЦ»
Ответственные за закупку ежедневно производят мониторинг базы поставщиков: обновляют цены, условия отгрузки, оплаты, смены номенклатуры. Также вносят параметры качества на основании выполнения поставщиками своих обязательств по предыдущим поставкам. На основании распределения заказа (БП 1) поставщикам направляется заявка с запросом о выполнении необходимых поставок ТМЦ.
На основании полученных подтверждений поставщиков, ответственные за закупку формируют в системе график оплаты ТМЦ по заявкам и график отгрузки (даты и адреса).
3. Бизнес процесс «Доставка ТМЦ»
На основании графика отгрузки, который формируется в бизнес процессе «Закупка ТМЦ» формируются заявки на доставку ТМЦ экспедиторам. Заявки на доставку ТМЦ являются поручениями экспедитору и подлежат утверждению (в системе).
Состояния перевозки фиксируются в системе.
4. Документооборот с подрядчиком
Процесс «Документооборот с подрядчиком» отслеживает обмен документами в электронной и бумажной форме с подрядчиком. После завершения перевозки и получения комплекта документов (АВР, СФ, ТТН), фактическая информация по стоимости ТНП и выполненных услуг по доставке заносится в систему. Система проверяет идентичность плановой и фактической информации, предоставляет отчет о расхождениях. Расхождения проверяются, относятся на счет подрядчика (с переделкой документов), клиента (если есть дополнительные затраты в интересах клиента) или на увеличения себестоимости логистической компании (собственные просчеты). Уточненные данные пересылаются в ERP. Акт выполненных работ подписывается у руководителя и отсылается подрядчику.
5. Документооборот с клиентом
Процесс инициализируется таймером (как часто нужно производит взаиморасчеты с клиентом) согласно договору с клиентом.
Процесс «Документооборот с клиентами» отслеживает доставку документов на оплату клиенту.
Все экземпляры процессов ЗАКАЗ, закрытые на дату инициализации процесса «Документооборот с клиентом» привязываются к стартовавшему процессу.
Данные о заказах (номера) отправляются в ERP.
Данные о затратах по выбранным заказам, содержащиеся в ERP пересылаются в систему для формирования АВР с клиентом.
АВР вместе с пакетом документов на оплату направляется клиенту.
Модель «Управление МТО» в BPMN 2.0
В примере рассматривается управление блоком бизнес процессов межфункционального взаимодействия по закупке, доставке и осуществлению взаиморасчетов между клиентом, логистическим оператором, поставщиками ТМЦ, и экспедиторскими компаниями.
Легенда:
Между клиентом и логистическим оператором заключен контракт на поставку ТМЦ. Согласно положениям контракта, заказ ТМЦ осуществляется на основании статистики потребности в различных номенклатурных позициях ТМЦ, поступающей из учетной системы клиента, а также информации из BPM системы о выполнении текущих заказов. Заказ ТМЦ формируется ежедневно. В заказе содержится информация о наименовании ТМЦ, количестве единиц заказа, сроках доставки, стоимости за единицу ТМЦ.
Логистический оператор осуществляет закупку и доставку ТМЦ сразу по нескольким заказам.
Расчеты с поставщиками и экспедиторами за доставленные ТМЦ производит логистический оператор.
Пополнение запасов товаров подразумевает следующие сценарии: формирование заказов на основе анализа потребностей клиента (обеспечен доступ к ERP клиента), выбор поставщика и/или производителя ТМЦ, размещение заявки на закупку ТМЦ, выбор и назначение экспедитора для доставки товаров по нескольким заказам, размещение заявки на доставку ТМЦ, оплата поставщиков и экспедиторов, оплата клиентом поставленных ТМЦ за период.
Клиент, поставщики ТМЦ и экспедиторы показаны на схеме свернутыми пулами. Взаимодействие со свернутыми пулами осуществляется обменом сообщениями между несколькими потоками работ, как показано на рис 3.
Рис. 3. Диаграмма взаимодействия между участниками
Потоки работ логистического оператора показаны в развернутых пулах. Межпроцессное взаимодействие также осуществляется через обмен сообщениями и обращениям к артефактам (базам данных).
Ниже, на рис.4 приведена модель бизнес процессов в нотации BPMN 2.0 соответствующая взаимодействию участников на рис.3
Основная диаграмма:
Рис.4 Диаграмма взаимодействия бизнес процессов решения «Логистический интегратор»
Все элементы диаграммы рис.4 пронумерованы, даны краткие комментарии. Система условных обозначений или нотация BPMN (Business Process Model and Notation) для моделирования бизнес-процессов разработана Business Process Management Initiative (BPMI) и поддерживается Object Management Group.
Подпроцесс «Разместить заказ на ТМЦ»
Происходит проверка наличия ТМЦ на складах логистического оператора
Если ТМЦ есть в наличии, происходит автоматическое резервирование необходимого количества на складе.
Если ТМЦ нет в наличии (или нет необходимого количества), происходит автоматическое формирование заявки на закупку ТМЦ.
Подпроцесс «Организовать закупки»
Подпроцесс «Подтвердить поставщика»
Подпроцесс «Мониторинг отгрузки» с параллельным циклом по объектам (номенклатуре ТМЦ в заявке)
Подпроцесс «Организовать доставку»
Подпроцесс «Подтвердить экспедитора»
Подпроцесс «Мониторинг доставки» с параллельным циклом по объектам (номенклатуре ТМЦ в поручении)
Подпроцесс «Сверить данные доставки с поручением» с параллельным циклом по каждому доставленномуТМЦ. Цель – убедиться, что маршруты доставки и тарифы на перевозку ТМЦ соответствуют поручению на перевозку.
Подпроцесс «Сверить данные ТТН с закупкой» с параллельным циклом по каждому закупленному ТМЦ
Заключение
«Интегратор логистики», выступает сборщиком» отдельных активов различных операторов для выполнения отдельных задач и возможностей других логистических операторов для предоставления интегрированных решений. Отличие данного типа компаний от 3PL-провайдеров заключается в применении системного подхода к управлению всеми логистическими бизнес-процессами заказчика, координации действий фокусной компании и ее ключевых контрагентов в цепи поставок, обеспечении их эффективного взаимодействия и обмена данными в реальном масштабе времени на основе современных информационных систем и технологий.
